Como usar o Financeiro

Passo 1: Abra o Financeiro

No menu lateral, clique em Financeiro, logo abaixo de Tutores. Na primeira vez, o item aparece com o selo Novo. No celular, o Financeiro fica no menu ☰, no canto de cima da tela.

Passo 2: Configure em 1 minuto

Na primeira vez que você abre o Financeiro, uma janela de boas-vindas oferece uma configuração rápida em duas etapas. Clique em Configurar em 1 minuto. Você pode pular qualquer etapa (Explorar primeiro ou Pular esta etapa) e completar depois em Configurações > Financeiro.

• Seus serviços: o FlowPet sugere serviços da sua especialidade, como Consulta e Retorno. Informe o seu preço em cada um. O que ficar em branco não entra.
• Onde você atende: adicione as clínicas onde você trabalha e marque quem costuma pagar em cada uma: a clínica, o tutor ou Varia. Se você atende por plano de saúde, como a Petlove, adicione aqui também.

Passo 3: Informe o valor das consultas

Toda consulta que você registra chega ao Financeiro como Sem valor informado (a gravada entra quando a gravação termina, e a agendada só no dia dela). No topo da tela, uma faixa mostra quantas consultas estão assim. Clique em Informar valores para preencher uma atrás da outra, da mais antiga para a mais nova, ou em Ver lista para escolher pelo dia.

• Salvar e próxima: salva o valor desta consulta e já abre a seguinte.
• Pular: deixa esta consulta para depois, ainda sem valor.
• Salvar e concluir: aparece na última consulta da fila.

Passo 4: Preencha o valor e quem pagou

O formulário é o mesmo em todo o Financeiro. Ele já vem com o seu serviço padrão e com o último local que você usou, e você ajusta o que precisar:

• Local da consulta: Domicílio, Consultório próprio ou uma das suas clínicas. Se a clínica ainda não existe, clique em + Nova clínica.
• Itens e serviços: comece a digitar e escolha um serviço da sua lista, que já vem com o preço. O preço pode mudar só nesta cobrança, para dar um desconto, por exemplo. Use + Adicionar item para incluir mais de um serviço.
• Quem pagou: o tutor, a clínica ou o plano de saúde. Em clínica marcada como Varia, o FlowPet pede que você escolha.
• Situação: Recebido, com a data em que o dinheiro entrou, ou A receber, quando ele ainda vai entrar.
• Valor zero: a consulta fica como Sem custo, sem nada a receber.

Passo 5: Registre uma cobrança sem consulta

Para algo que não passou por uma consulta no FlowPet, como um laudo ou um atendimento antigo, clique em + Nova cobrança no topo do Financeiro e escolha Sem consulta, no fim da lista. Informe a data e preencha o resto como no passo anterior. Em Quem pagou, a opção Outro serve para quem não é tutor, clínica nem plano. Pela mesma busca você também encontra uma consulta pelo nome do paciente ou do tutor.

Passo 6: Marque o que já recebeu

Clique em qualquer cobrança, em qualquer lista do Financeiro, para abrir o detalhe. Quando o dinheiro entrar, clique em Marcar como recebido, confira a data e clique em Confirmar.

• Marcar como perdido: para o valor que você sabe que não vai receber.
• Desfazer: volta uma cobrança recebida ou perdida para A receber.
• Editar: corrige itens, valores, local ou quem pagou.
• Excluir cobrança: tira a cobrança do Financeiro. Se ela era de uma consulta, a consulta volta para Sem valor informado.
• Marcar tudo como recebido: quando uma clínica ou um plano paga vários atendimentos de uma vez, clique em Ver o que falta receber, no bloco Em aberto, e use Marcar tudo como recebido no grupo dele.

Passo 7: Registre suas despesas

Clique em Nova despesa no topo do Financeiro. Informe a descrição, o valor, a data e a categoria: Contabilidade, Sistemas, Equipe, Deslocamento, Material e insumos, Impostos, Sala e aluguel ou Outros.

• Repete todo mês: ligue para gastos fixos, como a contadora ou o aluguel da sala. A despesa entra sozinha no mesmo dia, todo mês.
• Ver e corrigir: clique em Despesas, no resumo do mês, para ver a lista por categoria. Mudar ali uma despesa que se repete muda só aquele mês. Para mudar os próximos, edite em Configurações > Financeiro > Despesas fixas.

Passo 8: Entenda os números do mês

A aba Este mês mostra três blocos. Passe o mouse, ou toque no celular, no ícone ⓘ ao lado de cada número para ver a explicação na própria tela.

• Recebido: tudo o que entrou no mês, pela data em que o dinheiro entrou, seja de consultas deste mês ou de meses anteriores. Clique para ver a lista.
• Despesas: tudo o que saiu no mês. Clique para ver por categoria.
• Lucro: Recebido menos Despesas, sem contar valores em aberto.
• Seu trabalho no mês: as consultas que você fez no mês, pela data da consulta, e o Faturamento, que é quanto elas valem, recebidas ou não. Clique em Faturamento para ver o valor por serviço, no mês e nos últimos 12 meses.
• Em aberto: valores já informados que ainda não entraram, somando todos os meses. Clique em Ver o que falta receber para a lista por pagante.

Passo 9: Veja quem te paga

Abaixo dos números, Faturamento por pagante mostra quanto cada clínica, cada plano de saúde e o conjunto dos tutores valeram no mês, quanto falta receber e a situação do fechamento. Troque entre Tabela e Gráfico no canto do cartão.

• Clínica: clique na linha para abrir o fechamento dela (passo 10).
• Plano de saúde: clique em Conferir (passo 11).
• Tutores: clique para filtrar a lista de consultas.
• Todas as consultas: a lista completa do mês fica logo abaixo, com busca e filtros por pagante e por situação. No computador, clique no nome de uma coluna para ordenar a lista.

Passo 10: Envie o fechamento para a clínica

O fechamento é a lista das consultas do mês pagas por uma clínica, com o total. Clique em Enviar fechamento na linha da clínica e, na página que abre, escolha WhatsApp ou E-mail no cartão Enviar para a clínica.

• WhatsApp: abre o WhatsApp com a mensagem pronta e o link do fechamento. A clínica abre o link sem precisar de conta no FlowPet, e ele vale por 30 dias.
• E-mail: o FlowPet envia em seu nome, com o PDF anexado e o link. Você recebe uma cópia, e a resposta da clínica chega direto no seu e-mail.
• Contato da clínica: o WhatsApp, o e-mail e o nome de quem recebe ficam no cadastro da clínica. Se faltar algum, o próprio cartão mostra o atalho para cadastrar.
• Baixar PDF: gera o mesmo fechamento em PDF, para imprimir ou mandar por outro caminho.
• Depois do envio: se você informar uma consulta nova daquela clínica ou mudar um valor, a coluna Fechamento do mês avisa e oferece Enviar de novo.
• Na virada do mês: nos 10 primeiros dias, uma faixa no topo do Financeiro (por exemplo, "Setembro fechou.") leva às clínicas do mês que passou, uma por uma.

Passo 11: Confira o plano de saúde

Plano de saúde não recebe fechamento: é você que confere o que ele pagou. Clique em Conferir na linha do plano para ver as consultas do mês atendidas por ele e o total. Quando o pagamento entrar, clique em Marcar tudo como recebido, no fim da lista.

Passo 12: Acompanhe os meses anteriores

Na aba Meses anteriores, use as setas para escolher o mês. Os mesmos números, a tabela de pagantes e a lista aparecem para o mês escolhido. O gráfico mostra até 12 meses em quatro visões: Faturamento, Entradas e saídas, Lucro e Consultas. Clique numa barra para abrir aquele mês. A última barra, listrada, é o mês atual, ainda parcial. O histórico começa no mês em que você começou a usar o Financeiro.

Passo 13: Exporte para a contadora

Clique no ícone de download, no topo do Financeiro, escolha o período em De e Até e clique em Exportar valores. Sai uma planilha do Excel com duas abas, Cobranças e Despesas, com o total no fim de cada uma. Se você filtrar uma coluna no Excel, por clínica por exemplo, o total acompanha o filtro.

Passo 14: Ajuste tudo nas Configurações

Em Configurações > Financeiro você muda, quando quiser, o que a configuração rápida deixou pronto:

• Serviços e preços: clique na estrela para escolher o serviço padrão, que entra sozinho em toda cobrança nova. Serviço digitado na hora de informar o valor também entra nesta lista.
• Clínicas onde atendo e planos de saúde: quem costuma pagar em cada clínica e o contato do fechamento: nome de quem recebe, WhatsApp e e-mail. Clínica que já tem cobrança é arquivada em vez de excluída, e continua no histórico.
• Despesas fixas: valor, dia do mês e categoria de cada uma. Desligar uma despesa fixa vale para os próximos meses; os que já entraram não mudam.
• Lembretes: o aviso no sino da tela Hoje quando há consultas sem valor informado. Desligue se preferir.